Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklanması ve İmhası Politikası
Son güncelleme: 19 Eylül 2026
1. Amaç ve kapsam
Bu politika, Yekta Soğutma İnş. Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. (“Şirket”) tarafından müşteri, potansiyel müşteri, web sitesi ziyaretçisi, tedarikçi ve iş ortağı çalışanlarına ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ikincil mevzuatına uygun olarak işlenmesi, saklanması ve imhasına ilişkin esasları belirler. Şirket, ticari soğutma ekipmanı üreten ve montaj, servis, bakım hizmeti veren bir imalatçıdır; web sitesi üzerinden satış yapmaz. Çalışanlara ilişkin işlemler ayrı bir iç politikayla düzenlenir.
2. Veri sorumlusu
- Unvan: Yekta Soğutma İnş. Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.
- Adres: Tatlıkuyu Mah. Tatlıkuyu Cad. Dege Apt. No: 14/A, 41400 Gebze/Kocaeli
- MERSİS: 0947006110000019
- Ticaret sicil no: 3337
- E-posta: info@yektasogutma.com
3. İşleme ilkeleri
Kanun’un 4. maddesi gereği kişisel veriler:
- hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,
- doğru ve gerektiğinde güncel,
- belirli, açık ve meşru amaçlar için,
- işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü,
- mevzuatta öngörülen veya amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilerek
işlenir. Amaç için gerekli olmayan veri istenmez; formlarda yalnızca teklif ya da servis için gereken alanlar bulunur.
4. Veri kategorileri
| Kategori | İşlenen veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; fatura düzenlenecekse vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, imza |
| İletişim | Telefon, e-posta, adres, il/ilçe |
| Müşteri işlem | Teklif talebi, teklif belgesi, sipariş ve sözleşme kayıtları, servis ve bakım kayıtları, yazışmalar |
| Ürün ve servis bilgisi | İşletme türü, istenen ürün, ölçüler, kurulum yeri, arıza açıklaması, montaj ve bakım tarihleri, gönderdiğiniz fotoğraflar |
| Finans | Fatura ve tahsilat kayıtları (yalnızca sözleşme kurulan müşterilerde) |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı bilgisi, ziyaret edilen sayfa, sunucu kayıtları |
| Hukuki işlem | Başvuru, ihtar, uyuşmazlık ve resmi yazışma kayıtları |
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) talep edilmez ve işlenmez. Sohbet alanına ya da formlara bu tür veri yazılmaması rica edilir; yazılmışsa amaçla ilgisi olmadığından silinir.
5. Toplama yöntemi
Veriler; web sitesindeki iletişim, teklif ve servis formları, sohbet asistanı, e-posta, telefon ve WhatsApp yazışmaları, yerinde keşif ve montaj sırasında düzenlenen belgeler ile fatura ve sözleşme kayıtları aracılığıyla, otomatik ya da otomatik olmayan yollarla toplanır.
6. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Veri kategorileri | Hukuki sebep (KVKK) |
|---|---|---|
| Ürün ve hizmetler hakkında bilgi ve teklif taleplerinin alınması, teklif hazırlanması ve takibi | Kimlik, İletişim, Müşteri işlem, Ürün ve servis bilgisi | m.5/2-c (sözleşmenin kurulması), m.5/2-f (meşru menfaat) |
| Satış, sözleşme, imalat, teslimat, montaj, servis, bakım ve garanti süreçlerinin yürütülmesi | Kimlik, İletişim, Müşteri işlem, Ürün ve servis bilgisi, Finans | m.5/2-c, m.5/2-ç (hukuki yükümlülük) |
| Faturalandırma, tahsilat, muhasebe ve yasal kayıt süreçleri | Kimlik, İletişim, Finans, Müşteri işlem | m.5/2-a (kanunlarda öngörülme), m.5/2-c, m.5/2-ç |
| Periyodik bakım hatırlatması ve satış sonrası destek | Kimlik, İletişim, Ürün ve servis bilgisi | m.5/2-c, m.5/2-f |
| Talep, şikâyet ve arıza bildirimlerinin yönetimi | Kimlik, İletişim, Müşteri işlem, Ürün ve servis bilgisi | m.5/2-c, m.5/2-f |
| Sohbet asistanı ile ön bilgilendirme ve talebin ekibe iletilmesi | Yazdığınız mesajlar; paylaşırsanız İletişim | m.5/1 (açık rıza) |
| Web sitesinin güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, kayıt tutma | İşlem güvenliği | m.5/2-a (5651 sayılı Kanun), m.5/2-f |
| Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, resmi taleplerin karşılanması, uyuşmazlık takibi | İlgili tüm kategoriler | m.5/2-a, m.5/2-ç, m.5/2-e (hakkın tesisi ve korunması) |
Şirket, toplu tanıtım e-postası veya SMS’i (ticari elektronik ileti) göndermez; iletişim bilgileriniz yalnızca talebinize cevap vermek, teklif, servis ve bakım süreçlerini yürütmek için kullanılır.
7. Aktarım
Kişisel veriler satılmaz, pazarlama amacıyla üçüncü taraflara verilmez. Yalnızca aşağıdaki alıcılara, amaçla sınırlı olarak aktarılır:
Yurt içi
- Barındırma ve e-posta altyapısı sağlayıcısı: Site, veritabanı ve posta kutuları barındırma sağlayıcımız Netlen’in Türkiye’deki sunucularında tutulur.
- Mali müşavir ve muhasebe: Fatura ve tahsilat kayıtları, yasal yükümlülük kapsamında.
- Nakliye ve montaj alt yüklenicileri: Teslimat ve kurulum için yalnızca ad, telefon ve adres.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Kanunen talep edilmesi hâlinde, talep edilen kapsamda.
Yurt dışı
Formlar, teklif ve servis verileri yurt dışına aktarılmaz. İki istisna vardır ve ikisi de yalnızca sizin onayınızla gerçekleşir: çerez bandında kabul etmeniz hâlinde Google Analytics (gezinme verileri, bkz. Çerez Politikası) ve sohbet asistanı: sohbet kutusuna yazdığınız mesajlar, cevap üretilmesi için yurt dışında yerleşik yapay zekâ servis sağlayıcısına iletilir. Bu aktarım, sohbeti başlatmadan önce gösterilen bilgilendirmeye dayalı açık rızanızla (Kanun m.9) yapılır; sohbeti kullanmak zorunlu değildir, aynı bilgiye telefon ve formlardan ulaşabilirsiniz. Sağlayıcıyla yapılan hizmet sözleşmesi gereği mesajlar model eğitiminde kullanılmaz.
8. Saklama süreleri
| Veri | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| İletişim formu mesajları | 3 yıl | Genel zamanaşımı |
| Teklif talepleri ve teklif belgeleri | 10 yıl | TTK m.82 ticari defter ve belge saklama |
| Sözleşme, fatura, servis ve bakım kayıtları | 10 yıl | TTK m.82, VUK m.253 (5 yıl) — uzun olan |
| Sohbet asistanı görüşmeleri | 1 yıl | Talebin sonuçlandırılması, kalite kontrolü |
| Sunucu ve erişim kayıtları | 12 ay | 5651 sayılı Kanun (en az 1, en çok 2 yıl) |
| KVKK başvuruları ve cevapları | 3 yıl | Kurul’a şikâyet ve ispat süresi |
| Hukuki uyuşmazlık kayıtları | Uyuşmazlık kesinleşene kadar, ardından 10 yıl | Zamanaşımı |
9. İmha
Saklama süresi dolan ya da işleme sebebi ortadan kalkan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak altı ayda bir yapılan periyodik imha ile ortadan kaldırılır. İlgili kişinin talebi üzerine imha, talebin alınmasından itibaren en geç 30 gün içinde yapılır.
- Silme: Veritabanı kayıtları ve yedeklerdeki kopyaları, ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilir.
- Yok etme: Kâğıt belgeler kırpılarak, dijital dosyalar geri getirilemeyecek biçimde silinerek yok edilir.
- Anonim hale getirme: İstatistik amacıyla saklanacak kayıtlar kimlikle ilişkisi kalmayacak şekilde anonimleştirilir.
Kanuni saklama süresi devam eden kayıtlar (fatura, sözleşme, ticari defter) süre dolana kadar imha edilmez; ilgili kişiye bu durum gerekçesiyle bildirilir.
10. Güvenlik tedbirleri
Teknik
- Site ve panel yalnızca HTTPS üzerinden çalışır; form verileri şifreli iletilir.
- Yönetim paneli parola korumalıdır; parolalar geri döndürülemez özet olarak saklanır, başarısız girişler kayıt altına alınır ve sınırlandırılır.
- Panel erişimi yalnızca yetkili firma personeliyle sınırlıdır; hesaplar kişiye özeldir.
- Veritabanı Türkiye’deki sunucularda tutulur ve düzenli yedeklenir; yedekler aynı saklama sürelerine tabidir.
- Sitede satır içi betik çalıştırılmaz (içerik güvenlik politikası); üçüncü taraf izleme kodu yoktur.
- Posta hesabı parolaları şifreli saklanır; giden e-postalar SPF, DKIM ve DMARC ile imzalanır.
İdari
- Kişisel verilere erişim, işi gereği ihtiyaç duyan personelle sınırlıdır.
- Personel gizlilik yükümlülüğü konusunda bilgilendirilir.
- Veriler, hizmet alınan firmalarla (barındırma, mali müşavir, nakliye, montaj) yalnızca işin gerektirdiği kadarıyla paylaşılır.
- Bu politika ve aydınlatma metni yılda bir, mevzuat veya süreç değiştiğinde ise derhal gözden geçirilir.
- Veri ihlali hâlinde durum en geç 72 saat içinde Kurul’a ve ilgili kişilere bildirilir.
11. İlgili kişinin hakları
Kanun’un 11. maddesi uyarınca:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Başvuru yolları ve form Veri Sahibi Başvuru Formu sayfasındadır. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır.
12. Yürürlük ve güncelleme
Bu politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat, hizmetler veya kullanılan sistemler değiştiğinde güncellenir; güncel sürüm her zaman bu sayfadadır. Politika ile Aydınlatma Metni arasında çelişki olursa ziyaretçi lehine olan hüküm uygulanır.